Psykisk ohälsa är den vanligaste orsaken till sjukfrånvaro som sträcker sig över 90 dagar. Stress, oro och ångest är det som ligger bakom. Om du misstänker att en medarbetare lider av psykisk ohälsa är det dags för ett omtankesamtal.

Ett omtankesamtal ska ske på initiativ av medarbetarens chef med personalansvar. Det är ett informellt samtal som syftar till att upptäcka ohälsa tidigt och förhindra eller förkorta eventuell sjukskrivning. Meningen är att du som chef ska få insikt i hur medarbetaren mår och om något kan göras på arbetsplatsen för att undvika sjukskrivning eller underlätta återgång i arbete. Det är inte ovanligt att medarbetaren ofta är korttidssjukskriven, har sjuknärvaro och visar tecken på psykisk ohälsa på jobbet. Varningssignaler att vara uppmärksam på är snabba humörsvängningar, överdriven oro för att saker ska gå fel, obefogade eller överdrivna skuldkänslor, överdrivet självkritiska tankar och tro om att andra tänker negativt om en. Långvariga koncentrationssvårigheter, kraftlöshet och brist på energi över tid är också något att vara uppmärksam på. Den psykiska ohälsan kan också visa sig genom fysisk oförklarlig värk och smärta – särskilt i axlar, skuldror och rygg. En annan varningssignal är just upprepade korttidssjukskrivningar. Med ett digitalt verktyg där alla sjukanmälningar samlas har du full översikt och kan varsla automatiskt om en medarbetare är sjukskriven fler än sex gånger under ett år. Ett exempel på ett digitalt verktyg är Adato där både förebyggande insatser och lagstadgade uppgifter vid kort och långtidssjukskrivningar kan dokumenteras. Med verktyget Atlas kan medarbetare enkelt sjukanmäla sig dygnet runt och chefer som är berörda notifieras för vidare dialog.

Frågor att ställa i omtankessamtalet

Om det finns något som talar emot att du tar omtankessamtalet, kan du söka stöd hos din chef eller en HR-specialist. De kan genomföra samtalet i ditt ställe. Ni kan även genomföra samtalet tillsammans. Du kan fråga din medarbetare vad hen känner sig mest bekväm med. Förbered dig noga och tänk igenom frågorna som har med arbetsgivarens ansvar att göra. Välj en neutral mötesplats där ni kan prata ostört. Under samtalet bör de övergripande frågorna i omtankessamtalet vara:

• Hur ser sjukdomshistoriken ut ett år tillbaka i tiden, vad är det som sticker ut?
• Vad ligger bakom det dåliga måendet?
• Vad kan du som chef göra för att underlätta återgång i arbetet eller förhindra sjukskrivning?
• Vad kan den anställde själv göra för att återgå i arbete eller förhindra sjukskrivning?

Normalisera situationen. Att normalisera handlar om att förmedla att det inte är något fel på medarbetaren. Situationen som medarbetaren har hamnat kan drabba alla. Var tydlig med att hur svår situationen än verkar vara just nu, är du övertygad om att medarbetaren kommer klara sig igenom den svåra perioden. Betona också att det är viktigt att ta emot det stöd som arbetsgivaren kan erbjuda. Dokumentera samtalet i ett digitalt systemverktyg som både du och den anställde har access till. Det kan finnas anledning att gå tillbaka i historiken längre fram.

Så reagerar kroppen på stress

När stressresponsen drar i gång är det helt naturligt att uppleva en distans till sin omgivning. Man kan uppleva yrsel, få dimsyn eller svårt att komma ihåg saker. Man kan få hjärtklappning och tryck över bröstet med strålning ut i armarna. Man kan få tyngdkänsla i låren, pulsen kan öka och andningen bli ytlig. Kroppen mobiliserar och blodet transporteras till våra stora muskelgrupper. Alltsammans är normala stressreaktioner och fyllde en gång i tiden en funktion. När vi levde på savannen behövde vi snabbt fly från livshotande situationer. Sällan upplever vi livshotande situationer i vår vardag – hemma eller på arbetsplatsen – men vårt stressystem reagerar på exakt samma sätt. Så när en medarbetare oroar sig för hur det ska gå med omorganisationen eller om hen ska klara av att leverera rapporten vid utsatt deadline, kan kroppen reagera som om det vore livsfara.

Ta varningssignalerna på allvar

Om man utsätts för stressituationer över lång tid kan stressystemet sluta fungera och gå igång utan att det finns grund för att vara stressad. Det kan ske när man ligger och sover om natten vilket i sin tur kan leda till sömnlösa nätter. En risk med att vara i stresstillstånd stora delar dygnet under en längre tid är att insjukna i hjärt- och kärlsjukdomar eller bli utmattad. Därför är omtankessamtalet viktigt att ta direkt när man upptäcker varningssignalerna eller någon annan på arbetsplatsen varslar om en kollega som verkar må dåligt. Då kan man bryta mönstret i tid och lösa det som eventuellt stressar på arbetsplatsen.

Stress på grund av jobbet

En upplevd stressituation kan vara arbetsrelaterad. Två av de största riskfaktorerna för arbetsrelaterad stress är en dysfunktionell arbetsmiljö med problem som rör det sociala samspelet på arbetsplatsen. Arbetsrelaterad psykosocial ohälsa kan ofta kopplas till ett otydligt ledarskap, otillräckligt handlingsutrymme, otydlig rollfördelning, olösta konflikter och otydliga förväntningar. Det kan också handla om hotfulla händelser, kränkande särbehandling och mobbning. Läs gärna mer om fyra nycklar för långtidsfriska arbetsplatser på Försäkringskassans hemsida.

Stress orsakad av livets händelser

Det finns tre olika typer av kristillstånd som skapar stress, oro och ångest: traumatisk kris, utvecklingskris och livskris. Faktorer som spelar in hur vi påverkas är tidigare upplevelser och vår fysiska grundhälsa, men ett kristillstånd får de flesta av oss ur balans, om tillståndet blir långvarigt. En traumatisk kris kan utlösas av en oväntad och extremt omvälvande yttre händelse, exempelvis en bilolycka. Det kan också handla om att befinna sig i en långvarig relation med fysiskt eller psykiskt våld. En utvecklingskris handlar om reaktioner på förändringar som är en naturlig del av livet, men som tillfälligt rubbar vår identitet och känsla av trygghet och kontroll. Det kan till exempel handla om att barnen flyttar hemifrån eller att man har flyttat till en ny stad. En livskris kan utlösas av händelser eller förluster som att förlora jobbet, att skilja sig, bli allvarligt sjuk eller att en närstående dör.

Lyssna fördomsfritt

Under omtankessamtalet är det viktigt att medarbetaren känner sig sedd och hörd. Berätta att du inte kommer att döma eller värdera det medarbetaren har att berätta och att du som chef finns för att stötta och hjälpa.

10 tips för bästa omtankesamtalet

1. Var uppmärksam på ditt eget kroppsspråk
2. Var närvarande, uppmärksam och koncentrerad
3. Ta kollegans upplevelser på allvar och visa respekt för medarbetarens upplevelser
4. Skämta inte bort kollegans upplevelser
5. Säg inte att kollegan överdriver
6. Låt medarbetaren tala till punkt
7. Under samtalets gång, återkoppla och fråga om du har förstått rätt
8. Som avslutning, sammanfatta samtalet
9. Bestäm när ni ska ses nästa gång
10. Avsätt tid efter mötet för egen reflektion och mental återhämtning