Misskötsamhet på jobbet kan innebära att medarbetaren bryter mot anställningsavtalet. Som chef behöver du agera och prata med medarbetaren så snart som möjligt. Du behöver ta reda på vad det är som ligger bakom medarbetarens beteende.

De flesta chefer har erfarenhet medarbetare som missköter sig så att det påverkar den egna och andras arbetsinsatser. Personalärenden tar ofta mycket energi. Den svenska arbetsrätten kan vara svår att navigera i. Arbetsgivaren har mycket att ta hänsyn till. Till att börja med, vad räknas som misskötsamhet? Misskötsamhet kan kategoriseras som mindre allvarlig, allvarlig, särskilt allvarlig samt ofrivillig. Vid ofrivillig misskötsamhet kan orsaken vara psykisk ohälsa eller fysiskt sjukdom. Ofrivillig misskötsamhet kan också bero på bristande ledarskap och rutiner eller ett förändrat arbetsinnehåll utan kompetenshöjande insats. Mindre till särskilt allvarlig misskötsamhet kan handla om att medarbetaren vägrar att samarbeta med vissa kollegor eller agerar hotfullt på jobbet. Misskötsamhet som räknas som särskilt allvarlig eller misskötsamhet och som inte går att reda ut kan vara en saklig grund för uppsägning. För att undvika att problemen eskalerar, kanske med uppsägning eller sjukskriving som följd, ta det svåra samtalet med medarbetaren så snart som möjligt. Samtalstekniken för att närma sig medarbetaren är central, men det krävs att chefen följer rutiner, dokumenterar och följer upp samtal och insatser. För ordning och reda i processen är ett digitalt stödverktyg A och O. Ett exempel på digitalt verktyg är Novi. En ordentlig dokumentation fungerar som stöd för medarbetare och chef samt underlättar vid uppföljning.

Visa dig mänsklig i det svåra samtalet

Att som chef ta tag i ett oönskat beteende hos medarbetaren är inte roligt. De flesta ledare bekymrar sig inför samtal som handlar om misskötsel. När du inleder samtalet med medarbetaren kan du uttrycka att du också tycker att samtalet känns svårt. Det finns inget motsatsförhållande i att bibehålla den professionella chefsrollen och samtidigt visa sig mänsklig. Var tydlig med vad mötet handlar om, vad mötet ska innehålla, att det ska dokumenteras och vad målet med mötet är. I slutet av mötet summerar du mötet och stämmer av så att ni båda är överens om vad som har sagts och vad nästa steg är. Berätta att du kommer att sammanställa mötet och att ni båda skriver under mötesprotokollet, något som ni gör direkt efter mötet medan samtalet ligger färskt i minnet hos er båda. Det är viktigt att vara saklig och tydlig i kommunikationen med medarbetaren. Det kan vara så att medarbetaren är omedveten om ditt missnöje. Därför är ett medvetandegörande samtal där ni går igenom förväntningar, skyldigheter och rättigheter arbetsgivare och arbetstagare emellan viktigt att genomföra. Kopplat till anställningsavtal, arbetsbeskrivning och personliga mål beskriver du var arbetsgivaren menar att det brister. I det första samtalet behöver ni också reda ut vad det är som ligger bakom det oönskade beteendet.

Tolv rutiner att följa vid misskötsamhet:

1. Reagera när problemen blir kända och prata med medarbetaren direkt
2. Ta redan på vad som ligger bakom misskötsamheten
3. Gör klart för medarbetaren vad som är otillåtet eller felaktigt i beteendet
4. Var tydlig med hur det oacceptabla beteendet påverkar arbetsmiljö och resultat
5. Sätt in nödvändiga åtgärder för att misskötsamheten inte ska upprepas
6. Ligger det en sjukdom bakom misskötsamheten följ upp med en rehabiliteringsprocess
7. Gör en handlingsplan med insatser och åtgärder
8. Dokumentera och samla dokumentationen i ett digitalt verktyg
9. Följ upp och stäm av insatser och åtgärder, om de har fungerat såsom förväntat
10. Avsluta ärendet och om nödvändigt starta om processen från början
11. Var tydlig med vad nästa steg är om ni inte kan lösa problemen tillsammans
12. Var konsekvent i ditt handlande

Jobba förebyggande mot misskötsamhet

Det är ditt ansvar som chef redan vid anställningstillfället att gå igenom vilka regler och skyldigheter som råder på arbetsplatsen samt medarbetarens mandat och rättigheter. Chefen behöver se till att den anställde är införstådd med vilka regler och rutiner som gäller och det ligger sedan på medarbetaren att följa reglerna samt genomföra sina arbetsuppgifter på det sätt som uppdraget kräver. Arbetsgivaren har det yttersta ansvaret för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön och du som chef ska se till att det fungerar. I chefens ansvar ligger det att kontinuerligt följa upp att medarbetarna följer anställningsavtal, lagar och regler och att var och en i teamet aktivt medverkar till att företagets övergripande mål uppnås. Medarbetarna i sin tur har ett ansvar att medverka till en god organisatorisk och social arbetsmiljö.