Många chefer upplever medarbetarsamtalet som tidskrävande och onödig administration. Men med en bra samtalsstruktur och målstyrning kopplad till verksamhetens utveckling och mål är medarbetarsamtalet ett av chefens viktigaste verktyg.

I den sämsta av världar upplever även medarbetaren medarbetarsamtalen som meningslösa och förstår inte vad de syftar till. En bra start är att kalla medarbetarsamtalet för utvecklingssamtal, då det är samma sak. Med tyngdpunkt på utveckling tydliggörs det övergripande syftet med samtalet. Utvecklingssamtalet ska vara en proaktiv målstyrd dialog mellan chef och medarbetare, där det man pratar om ska vara kopplat till organisationens mål och beskriva på vilket sätt medarbetaren ska bidra till organisationens måluppfyllelse. Samtalet ska även handla om personlig utveckling, kompetensbehov och arbetsmiljö, om hur medarbetaren trivs på jobbet, om samarbetet mellan kollegor och avdelningar fungerar och så vidare.

Skilj på utvecklingssamtal och lönesamtal

Det är viktigt att skilja på utvecklingssamtal och lönesamtal och hålla dessa vid olika tillfällen där det går en tid emellan. Vid lönesamtalet gör man en tillbakablick och följer man upp det som är lönedrivande, det vill säga mot de mål som bestämdes gemensamt vid utvecklingssamtalet. Inget är så känsligt som det som berör en medarbetares prestation och i förlängningen medarbetarens lön. Många chefer vittnar om missnöjda medarbetare, oavsett hur mycket man än tycker sig gjort för att tillmötesgå medarbetarens förväntningar. Ofta visar det sig att missnöjet beror på att man som chef inte varit tillräckligt tydlig och att man inte har förankrat vad insatser och mål innebär i praktiken.  Därför är tydligheten kring förväntan och mål viktiga. Det som beslutas måste vara begripligt och gå att omsätta i arbetsvardagen. Ett utvecklingssamtal genomfört i ett hafsverk kan få tvärtomeffekt – en omotiverad medarbetare. Grundläggande för att chefen ska uppfattas som uppriktigt engagerad och pålitlig är att ha ordning och reda, följa en struktur och vara uppdaterad på vad man pratade om sist. För det behövs ett digitalt systemstöd till för planering, påminnelser för när förarbetet sätter igång samt när respektive samtal ska genomföras. I systemstödet dokumenteras samtalet, de mål och insatser man kommit överens om. Ett exempel på ett digitalt systemstöd är Novi som du kan läsa mer om här.

Hur ofta ska man ha utvecklingssamtal?

Skyldighet att genomföra medarbetarsamtal och under vilka premisser de ska hållas, är inte lagstadgat. Vanligen regleras det i kollektivavtal eller medbestämmandeavtal. Som chef behöver man vara insatt i vad som gäller på arbetsplatsen, men ett utvecklingssamtal ska ske minst en gång om året. Med en realistisk tidsplanering hinner arbetsgivaren planera och genomföra eventuella stödinsatser efter att utvecklingssamtalet och fram tills lönesamtalet ska genomföras. Och medarbetaren har tid på sig att uppfylla målen. Meningen är att utvecklingssamtalet ska vara ett verktyg för att utveckla medarbetaren och företaget som helhet. Man ska ta hänsyn både till medarbetarens och företagets behov när man bestämmer vilken typ av utveckling medarbetaren ska ha. Kompetensutveckling utifrån företagets och medarbetarens behov kan innefatta allt ifrån selflearning-insatser, utbildningar, arbetsrotation och studiebesök.

Så får du ut det bästa av utvecklingssamtalet

Satsa på att bygga en tillitsfull relation med dina medarbetare under hela året. På så vis skapar du bästa förutsättningar för ett kvalitativt medarbetarsamsamtal när det väl är dags för det. Håll utvecklingssamtalet på en lugn och neutral plats där ni inte blir störda av andra. Stäng av era mobiltelefoner. Som chef behöver du vara väl förberedd och ha fullt fokus på just den medarbetaren du har framför dig. Under utvecklingssamtalet bör man inte ta upp negativa saker som kommer som en överraskning för medarbetaren. Sådant som eventuellt inte fungerar i arbetsvardagen ska tas upp direkt när det sker. Man kan följa upp sådant som inte fungerar om det är känt sedan tidigare och är planerat att följas upp.

Checklista för ett bra utvecklingssamtal

• Genomför utvecklingssamtalet vid en och samma tidpunkt årligen
• Planera in samtalet samordnat med framtagande affärsplan och övergripande mål
• Planera in förberedelser, genomförande och uppföljning i ett digitalt verktyg
• Kalla till samtalet i god tid och bestäm vilken samtalsmall som ska användas
• Informera medarbeten i god tid om samtalsmallen, syftet med samtalet och vad som förväntas att medarbetaren ska förbereda
• Be medarbetaren om att ta med sig förslag på insatser baserade på företagets eller avdelningens mål
• Ställ öppna frågor och lyssna aktivt på medarbetaren
• Gör en handlingsplan med tydliga mål och insatser
• Säkerställ att du och medarbetaren uppfattat samtalet och målen på samma sätt
• Säkerställ att medarbetaren förstår hur målen ska uppfyllas konkret i medarbetarens arbetsvardag
• Planera med fördel in flera korta uppföljningssamtal som genomförs regelbundet där delmål och insatser följs upp