I lönetider kan du som chef få många frågor från medarbetarna. Hemligheten bakom lyckade lönesamtal är att vara väl förberedd samt ha de personliga målen och en lönepolicy att luta sig emot.

När medarbetarna är tycker att de personliga målen är realistiska och förstår vad som förväntas, är mycket vunnet när det är dags att hålla lönesamtal. En framgångsfaktor för ett lyckat lönesamtal är att ha en god dialog med respektive medarbetare under året och stötta upp med det som krävts för att kunna jobba mot de uppsatta målen. Lönesamtalet är en uppföljning av utvecklingssamtalet där man inte vill hamna i en diskussion om att det inte funnits förutsättningar att uppfylla målen. Det är viktigt att formulera medarbetarens egenansvar under utvecklingssamtalet, och även skriftligt i en arbetsbeskrivning där det står att medarbetaren har skyldighet att lyfta problemställningar som hindrar hen från att utföra sitt arbete. Vid utvecklingssamtalet lägger ni handlingsplanen tillsammans där din insats som uppföljande chef blir en del av planen. Handlingsplanen gör du med fördel i ett digitalt stödverktyg för att få en god överblick över insatserna under året samt och när i tid du ska genomföra uppföljningssamtalen. I ett digitalt verktyg kan företaget samla alla personalanteckningar på ett och samma ställe och lägga in påminnelser som kommer till ansvarig chef via e-posten när det är dags att planera inför ett samtal. Ett exempel på ett digitalt stödsystem är Novi.

Så genomför du lönesamtalet

Genomför utvecklingssamtalet på en neutral plats där ni kan samtala i lugn och ro utan att bli störda av andra kollegor eller mobiltelefoner. Håll fokus på just den medarbetaren du har framför dig och visa att du är väl insatt i medarbetaren, medarbetarens mål och prestationer. Fokus ligger just på prestation, inte person. I lönesamtalet går man igenom medarbetarens utveckling och upprepar målen som man tidigare kommit överens om. Är målen tydliga och enkla i sak att följa upp kommer ni förhoppningsvis överens om en lön som både arbetsgivaren och medarbetaren är nöjd med. Det är viktigt att man kan förklara hur och varför man kommit fram till en viss lönesumma. Principerna för lönesättning vilar i rollens betydelse, kompetens som krävs samt individuell prestation och måluppfyllelse.

Som chef behöver du har kunskap om:

• Lönestatistik
  Lönen bör alltid vara marknadsmässig. Gör din research och kontrollera hur medarbetaren ligger i lön i jämförelse med andra på företaget och vad löner för samma uppdrag ligger på, på andra företag. Presentera lönen med välunderbyggda argument. Lyssna på medarbetarens återkoppling och bemöt eventuella motargument sakligt.
• Företagets budget
  Inom vilken budgetram har du mandat att löneförhandla? Ta reda på i förväg vilka andra typer av förmåner det finns att förhandla om. Ta även reda på om det finns möjlighet att löneutveckla med ett mer långsiktigt perspektiv, exempelvis på tre års sikt.

En känd lönepolicy ökar drivkraften

Undersökningar visar att anställda inte jobbar hårdare för att de får en högre lön. Anställda – oavsett med lönenivå – som inte förstår sin lönesättning, känner sig däremot missnöjda. Det kan påverka lojalitet, motivation såväl som jobbinsats. En löneförhandling handlar därför om att undanröja missnöje så långt det är möjligt. Det ligger i sakens natur att man som anställd inte uttrycker stor glädje även om man är nöjd. Det viktiga är att chefen är tydlig i sin kommunikation och tar redan på vad det är man eventuellt inte är överens om. Om chefen har en lönepolicy att utgå ifrån, gärna förankrad bland de organiserade på arbetsplatsen, har man en bra grund att stå på. Målet med en lönepolicy är att tydliggöra bilden för hur företagets lönesättning stödjer verksamheten och möjliggör företagets övergripande måluppfyllnad. Utan en lönepolicy är det svårt för både för chefen och medarbetaren att enas. Medarbetaren kan i sämsta fall uppfatta det som att chefen satt lönen godtyckligt. Lönepolicyn ska vara och fungera som ett av företagets strategidokument.

Vad ska en lönepolicy innehålla?

Det som påverkar lönen allra mest är arbetsinnehållet. Lönepolicyn ska ange hur arbetsgivaren skattar arbetsinnehållet i olika roller och befattningar. I värderingen utgår man från det som arbetsuppgifterna kräver i form av bland annat ansvar, kompetens, självständighet och hur viktiga dessa är för företaget. Slutligen grupperar man rollerna och befattningarna efter såsom man värderat arbetsinnehållet. Det utgör grunden för löneskillnaderna. Lönepolicyn kan beskriva i vilka situationer lönerna ska ändras, exempelvis vid en befordran eller om arbetsinnehållet ändras med nya arbetsuppgifter. Man kan även beskriva hur man förhåller sig till marknadsmässiga löner och hur företagets lönepolicy ser ut i förhållande till företagets resultatutveckling. Meningen är att lönepolicyn ska vara kopplad till arbetsinnehållet för den aktuella rollen såsom företaget bedömer krävs för att uppfylla företagets mål med just den rollen.